หลายคนหลังสมัคร gmail และใช้งานมานานแต่จู่ๆ ก็พบว่าพื้นที่จำนวน 15 GB ของตัวเองกำลังจะหมดไป จนไม่สามารถรับจดหมายสำคัญๆ ได้อีก และยิ่งกำลังติดต่อเรื่องสำคัญๆ แล้วอยู่ๆ ไม่สามารถรับ-ส่งเอกสารสำคัญทางเมลได้ ปัญหาใหญ่กำลังจะตามมาอย่างแน่นอน
ปัญหานี้อย่าให้เกิดก่อนแล้วค่อยแก้ เราควรป้องกันไว้ก่อนจะดีที่สุด
หมั่นตรวจสอบพื้นที่ 15GB ในบัญชี Google บ่อยๆ ที่ http://one.google.com/storage หากพบว่า Gmail กำลังใช้พื้นที่เก็บข้อมูลใกล้เต็ม ต้องรีบหาทางลดพื้นที่ลง ด้วย 3 วิธี ต่อไปนี้
1. ลบอีเมลขยะออกให้เกลี้ยง
ให้พิมพ์คำว่า “unsubscribe” หรือ “ยกเลิกการสมัคร” บนช่องค้นหาของ Gmail
Gmail จะนำจดหมายที่คุณเคยสมัครเป็นสมาชิกรับข่าว หรือ อีเมลแจ้งโปรโมชั่นต่างๆ ทั้งหมดมาให้คุณเห็น
คุณต้องเลือกว่าอันไหนที่ยังต้องการหรืออันไหนที่ไม่ต้องการ จากนั้นสั่งลบฉบับที่ไม่มีประโยชน์ออกให้หมด
2. ลบอีเมลที่มีไฟล์ขนาดใหญ่หรือเอาไปเก็บที่อื่น
ให้พิมพ์คำว่า “larger:5m” (5m หมายถึงไฟล์แนบขนาด 5mb) ในช่องค้นหาจดหมาย Gmail
คุณก็จะเห็นอีเมลที่แนบไฟล์ใหญ่กว่า 5mb ออกมา
จากนั้นหากไฟล์แนบยังมีประโยชน์ก็ควรดาวน์โหลดไปเก็บไว้ยังอุปกรณ์จัดเก็บอื่นแล้วลบที่อยู่ใน Gmail ออกให้หมด
3. ลบอีเมลเก่าๆ ที่หมดความสำคัญ
พิมพ์ “older_than:2y” ( 2y หมายถึง 2 ปี) ลงในช่องค้นหา Gmail
Gmail จะแสดงอีเมลอายุกว่า 2 ปี
หากฉบับไหนหมดความสำคัญ ก็ควรลบทิ้งให้หมด
ทำ 3 วิธีนี้บ่อยๆ ให้เป็นนิสัย แค่นี้พื้นที่ 15 GB ของคุณก็ว่าโล่งเพียงพอให้คุณรับอีเมลสำคัญๆ ได้อีกเหลือเฟือและดีกว่าจะไปสมัคร gmail ใหม่ให้ต้องเปลืองสมองเวลาต้องจำว่าใช้อีเมลไหนติดต่อลูกค้าอีกด้วย
